Maintenez Votre Message Clair

Les pannes de communication sont au coeur de ainsi à beaucoup de conflits et fétide-se lèvent. Elles peuvent se produire à chaque étape d'une communication de l'expéditeur au destinataire et au dos encore. Des prétentions fausses à l'information fausse qui forme un message aux malentendus et aux interprétations fausses quand vous "obtenez"—ou peut-être "ne l'obtenez pas"—, les possibilités pour mélanger-se lève sont sans fin. Comment pouvez-vous augmenter les chances de recevoir un message clair à travers ? Comment pouvez-vous savoir si ce message clair a été reçu ?

C'est le problème Trina fait face quand elle a été assignée un désireux mais pas toujours employé Steven—d'on-charger—de contrôler sur sa équipe de projet. Son travail devait recueillir les résultats de recherches au sujet des efforts de la vente de la compagnie dans différentes villes, les analyser, les transformer en diagrammes et présentations, et les envoyer aux clients. D'autres sur l'équipe ont été impliqués en faisant des entrevues ou en rassemblant des données d'aperçu et en tournant les résultats dedans à Steven. Une partie du travail de Trina devait donner des directives de Steven sur les priorités pour différents projets, ainsi il pourrait rencontrer des chronologies de compagnie. Cependant, après qu'elle ait donné des instructions de Steven, habituellement par E-mail, téléphone, ou lors d'une réunion personnelle, il a fréquemment obtenu les instructions fausses. Parfois il a changé ses instructions d'installer l'analyse ou les rapports de recherches dans différentes manières, parce qu'il a pensé que c'étaient meilleures, bien que Trina pas . Parfois il a dépensé ce que Trina a considéré une quantité excessive manières d'essai de temps de différentes d'installer les données, dire il recherchait de plus grandes efficacités, quand Trina a jugé qu'il perdait simplement le temps.

Trina s'est également opposé à l'arrogance semblante de Steven dans réclamant lui a eu certaines qualifications de recherches, quand Trina l'a eue les doutes qu'il . Compliquant le problème, il est souvent devenu défensif quand elle a signalé une erreur, ainsi elle s'est sentie qu'elle a dû être particulièrement diplomatique pour protéger ses sentiments. Tandis qu'elle se sentait les erreurs étaient une partie ordinaire d'étude pour s'améliorer, Steven réagi à n'importe quelle suggestion qu'il avait fait une erreur avec un mur de résistance, comme si admettre n'importe quelle erreur défierait l'air de l'expertise invincible il a essayé de maintenir. Par exemple, une fois que quand elle lui a dit elle n'avait pas reçu une copie de plusieurs rapports il a envoyé au client, il s'est raidi : "mais je les ai envoyés. Vous obtenez toujours une copie ; elle est dans le programme." Ainsi Trina a soutenu vers le bas comme le faisait généralement elle, tranquillement lui disant d'imprimer une autre copie pour elle ou de l'envoyer encore.

Pourtant autant qu'elle l'a souhaitée pourrait mettre le feu à Steven, Trina a jugé qu'elle ne pourrait pas, parce qu'il a eu assez une serrure de bloqué sur le travail, tout comme une position sans cause de fonction publique "aucun-arrêt". Ainsi Trina a pensé que sa seulement option essayait de l'obliger à exécuter mieux sans soulever ses défenses. Mais comment ?

Que Trina Devrait-il Faire ?

Voici quelques possibilités. Dans l'endroit de Trina, qu'auriez-vous fait ou maintenant et pourquoi ? Queest-ce que vous pensez-vous les résultats à ces différentes options seriez ?

Trouvez une manière d'obtenir Steven mis le feu. Pourquoi passez le temps supplémentaire essayant de rendre des choses claires à lui, s'il il est difficile pour qu'il comprenne ?
Donnez à Steven un ensemble clair d'instructions écrites, mais dites-lui que son travail est sur la ligne s'il ne l'obtient pas finalement droite. Même si il peut être difficile de lui mettre le feu, seul l'avertissement pourrait l'effrayer dans prêter plus d'attention, ainsi il fera la droite de travail.
Ayez une réunion d'équipe pour que chacun discute quel Steven fait mal, ainsi il reçoit vraiment le message. En employant la réunion de groupe, vous ne serez pas seul en ayant des problèmes avec son travail, car les difficultés concerneront maintenant chacun sur l'équipe.
Prenez un certain temps privé d'expliquer le problème à Steven, découvrez de lui ce qu'il suggère de le résoudre, et employez ces perspicacités pour vous aider à rendre de futurs projets et priorités clairs à lui à l'aide des canaux multiples d'information.
Autre ?

Mon conseil à Trina était double. D'abord, peut-être Steven n'a pas entièrement compris ses instructions la première fois qu'elle lui a dit quoi faire. Ainsi, elle pourrait essayer de communiquer avec lui par les canaux multiples et à différentes heures, ainsi il serait pour recevoir le message, pourtant ne pas la penser le répétait exactement, qui pourrait sembler comme une insulte. Par exemple, si elle donnait l'instruction originale dans un E-mail ou une conversation téléphonique, elle pourrait la répéter encore lors d'une réunion tête à tête et continuer avec une note qui irait à lui et à d'autres travaillant sur le projet, décrivant ce que chacun a été censée faire. Ou si elle envoie une note avec des instructions, elle pourrait continuer avec un appel téléphonique ou une réunion tête à tête pour voir s'il obtenait la note et la comprenait entièrement. Un tel suivi a comporté plus de travail pour elle, mais il fournirait plus d'assurance que Steven obtiendrait lui des instructions droites.

En second lieu, donné la défensivité de Steven, il pourrait aider à le rassurer que le rencontrer personnellement pour le découvrir ce qui s'est senti il a dû faire pour améliorer l'élasticité le client ce qu'il a voulu. Pour lui fournir plus de motivation, il pourrait aider à avoir le rencontrer de Steven elle et le client ou à avoir une conversation téléphonique à trois voies avec elle et le client, ainsi il s'est senti comme il effectuait le travail pour le client, pas simplement pour elle.

Et est ce ce que Trina . D'abord, elle a installé une réunion avec Steven et a doucement décrit certains des problèmes, tels que les dates-limites d'unmet et unreceived des rapports. Elle a conclu en demandant : est-ce que "ainsi que je peux faire pour vous aider ? Quel genre de barrières se tiennent de la manière que je peux aider à sortir de la manière?"

Steven a apprécié les questions. Il s'est senti que Trina le traitait en tant que collègue égal plutôt que de lui donne des ordres, et il a répondu en nature. "bien, parfois j'oublie ce que je suis censé faire, quand j'obtiens des choses pour faire assigné à moi à différentes heures. Et je ne suis pas toujours sûr il est le plus important pour que je fasse ce qui d'abord, ainsi je pourrais laisser ces choses au côté si je ne pense pas qu'elles sont qu'important et oubliez alors." En conclusion, il a adressé les soucis de Trina concernant ses formats et contenu de rapport changeants. "peut-être il aiderait, aussi, si je savais pourquoi vous ou le client a voulu quelque chose présentée d'une certaine manière. Puis, je n'essayerais pas de ne faire aucun changement. J'étais essai juste de faire ce que j'ai pensé étais meilleur."

La réunion a aidé à dégager l'air comme surmonté une source fondamentale de résistance—sans connaissance du Steven de problème à être dit quoi faire par Trina, parce qu'il était offensé par son autorité. Mais maintenant qu'elle avait expliqué les besoins du projet et s'était présentée en tant que plus d'un facilitant que son patron, il s'est senti plus confortable et moins menacé.

Trina a également consacré plus de temps à préparer clairement ce qu'elle a voulu, aussi, après la réunion. Elle a écrit des notes plus détaillées dans lesquelles elle a présenté plus clair, de mode étape-par-étape, ce qui devrait être fait, et pour illustrer, les exemples inclus du formatage et des modèles à employer, ainsi lui étaient absolument clairs ce qui devrait être fait et dans les quels ordre. Elle a en plus pris du temps de présenter la note par des moyens alternatifs—par E-mail, téléphone, ou par une réunion face à face ou de groupe. Quelques jours plus tard, elle a plus loin continué avec Steven pour voir qu'il a entièrement compris, convenu avec, et pourrait faire charge assigné à lui pour la prochaine date-limite. De temps en temps, Trina a continué, pour ne pas harceler, mais pour voir si Steven avait besoin n'importe quelle aide additionnelle avec requis charge.

De même, si vous travaillez avec quelqu'un qui n'est pas des instructions suivantes ou des choses d'obtenir faux, différentes stratégies d'essai pour voir comment vous pouvez faire ce que vous voulez plus clair et précis faits—et faites ainsi d'une manière dont ne rendra pas quelqu'un défensif. Plutôt que le blâme, pense à la façon dont vous pouvez aider la personne à obtenir des choses droites. Reconnaissez, aussi, que quelques personnes sont plus sensibles à obtenir l'information dans différentes manières. C'est pourquoi la conclusion de différents moyens de répéter le message peut aider à le renforcer d'une manière nonthreatening, ainsi l'autre personne ne se sent pas offensée ou patronnée. Ajouter même les dessins animés ou les citations pleins d'humour à un message pourrait être une manière d'ajouter la variation et un contact léger pour aider le message pour descendre plus facilement. En d'autres termes, si vous en combinez : La clarté + le souci + la clarté + la compassion + la clarté, celle pourraient vous aider à recevoir votre message à travers d'une manière dont rend l'autre personne plus réceptive et du disposé pour écouter, comprendre, et répondre.

Conclusions

Si quelque chose n'est pas one-way clair, essai en utilisant un ou plusieurs otherchannels de communication pour renforcer ce que vous voulez dire.
Ne la dites pas simplement ; trouvez les moyens de l'écrire et de la montrer , aussi.
Combinez souci et la compassion avec la clarté à la clarté de helpthe descendent—juste comme vous pourriez ajouter le sucre à la médecine ou donner à quelqu'un une pillule sucre-enduite pour la faciliter pour avaler.
N'essayez pas simplement d'indiquer clairement vous-même. Essayez d'obliger l'autre personne à polir une certaine lumière, aussi bien, pour dégager la manière.

c'est un article supplémentaire par Ionela Mateescu