Logiciel De Choix De Gestion de projet

Share

|

Dans cette leçon, vous apprenez les genres de logiciel qui sont disponibles, les possibilités du logiciel, qui les fonctions de logiciel sont cruciales, et des directives pour le choix.

Avec le Clic d'une souris

Le logiciel de gestion de projet est aujourd'hui disponible à une variété de prix, offrant une grande variété de fonctions. Vous pouvez employer le logiciel pour projeter, lancer, dépister, et surveiller votre progrès. Vous pouvez développer des rapports, différents diagrammes d'impression, et à la poussée d'un E-mail de bouton (ou un clic d'une souris) pratiquement n'importe quel aspect de vos plans de projet à à n'importe quel membre d'équipe, de directeur général, directeur, ou dépositaire.

Considérant que tôt les versions du logiciel de gestion de projet se sont concentrées sur la planification, programmer et les résultats, outils pour analyser votre progrès, trouver les chemins critiques, et demander "ce qui si" les questions manquaient.

ATTENTION

Aujourd'hui, il y a tant d'options dans et parmi tant de fournisseurs que le problème trouve votre chemin par les choix ahurissants.

Bennett Lientz et Kathryn Rea dans la gestion de projet pour le 21ème siècle observent que le logiciel de gestion de projet a au moins cinq différences distinctes du traitement de texte plus largement connu et utilisé, base de données, et logiciel de bilan :

Le logiciel de gestion de projet est employé loin moins souvent que d'autres catégories de logiciel.

Peu de gens emploient le logiciel de gestion de projet, bien que les participants et les dépositaires de projet habituellement voient le rendement produit.

Le logiciel de gestion de projet tient compte de plus de personnalisation que beaucoup d'autres types de logiciel.

Le logiciel de gestion de projet tend à être plus cher que les types généralement utilisés et largement connus de logiciel.

Peu de personnes dans votre sphère de travail sont susceptibles de savoir employer le logiciel de gestion de projet. Laissez une bonne chose seule

Le logiciel de gestion de projet est allé d'être cher et brut, moins à cher et fortement fonctionnel, même moins cher, mais de confondre. Quand le chef de projet de Harvard a été lancé en 1983 il a représenté une percée dans le logiciel de gestion de projet. Son foyer principal était sur le projet économisant, programmant, et gestion de ressource. Avec le chef de projet de Harvard vous pouviez produire des diagrammes de Gantt, des diagrammes de PERT/CPM, et d'une variété d'autres diagrammes et tables. On l'a considéré un paquet intégré de planification et de contrôle de projet et a été vendu pour aussi le peu de que 30 pour cent du prix de ses prédécesseurs clunky et moins fonctionnels.

Dans les deux décennies qui ont suivi, la concurrence parmi des fournisseurs de logiciel de gestion de projet réchauffés, des prix est descendue, et la fonctionnalité est allée ciel haut. Il est maintenant plus difficile d'apprendre et employer beaucoup de paquets. Considérez votre propre expérience d'employer le traitement de texte, la base de données, ou le logiciel de bilan. N'y a-t-il pas des versions plus tôt des programmes en cours qui étaient plus facile et plus commode ? Vous pouviez les sauter dedans, les apprendre en jour ou ainsi, et aller sur votre joyeux chemin.

Aujourd'hui, avec le méga-octet d'extension compte, il semble que les fournisseurs doivent avoir tout plus l'évier de cuisine. Ceci leur donne l'occasion de concevoir l'ADS sensationnel énumérant les dispositifs innombrables. Normalement, combien de personnes sont les véritables utilisateurs de puissance que l'utilisation tous les dispositifs annoncés ?

ATTENTION

Considérant que le chef de projet de Harvard pourrait être appris dedans aussi peu qu'un jour si vous étiez diligent, le logiciel courant de gestion de projet peut prendre pas moins de cinq jours de votre temps, si vous êtes à partir de la place une et n'avez aucun gourou ou mentorat de PC tout près pour vous orienter le long.

À qui Choix Est Il ?

Certainement, si votre organisation, département ou division déjà emploie ou préfère un certain type de logiciel, puis votre décision est déjà fait. Votre recherche devient maîtrisante ce logiciel—ou au moins les parties d'elle il est cruciale pour que vous sachiez que.

TIP

Si une marque de logiciel de gestion de projet est le choix préféré dans votre lieu de travail, et d'autres projets utilisent un tel logiciel, vous êtes relativement chanceux. Les autres chefs de projet ou personnel sauront l'employer et peuvent servir de gourous ads-hoc de logiciel vous.

Sans les utilisateurs expérimentés dans votre arrangement de travail, quelques questions importantes se posent :

Quel genre de logiciel devrait être choisi ?

Dans le logiciel de choix de gestion de projet un principe de base doit choisir un paquet populaire et très bien connu. Le prix est susceptible d'être fortement concurrentiel, les gens autour de vous auraient entendu parler le fournisseur ou avoir entendu que le logiciel est largement connu, et vous ne devrez pas dépenser défendre beaucoup de temps votre décision !

Qui devrait l'apprendre ?

Si vous et vous seule volonté avez la responsabilité d'apprendre le logiciel, vous devez établir le temps et les dépenses dans votre budget que—cela vous prendra du temps de cela apprendre ou de prendre un cours, et votre temps a un coût.

TIP

L'institut de gestion de projet à http://www.pmi.org/ et la tour de commande de gestion de projet à http://www.4pm.com/ chaque offre une grande variété de livres, de matériaux audiovisuels, manuels d'instruction, formation de salle de classe, conférences, et de plus en plus, formation en ligne. En outre, PMFORUM à

http://www.projectmanager.com/ offre une foule de perspectives de carrière pour des chefs de projet ou ceux cherchant à écrire la profession.

Tandis qu'il peut sembler évident que vous comme le chef de projet devrait être l'utilisateur primaire du logiciel de gestion de projet, vous pouvez devoir repenser cette prétention. Selon ce que vous contrôlez et le dynamique de votre organisation, si vous deviez être l'utilisateur primaire de logiciel, vous pourriez dépenser le choc de votre temps fonctionnant avec le logiciel et avoir le petit temps précieux à gauche pour former et construire votre équipe, conditions de reportage de maintien, et offre du genre global de gestion de projet de jour en jour que l'entreprise exige.

En identifiant le danger d'avoir un chef de projet devenez trop immergé avec le logiciel de gestion de projet, quelques organismes ont établi des groupes de soutien ou fournissent les gourous internes de logiciel. Ces gourous sont les experts internes et sont souvent prêtés aux équipes de gestion de projet pour la durée du projet.

Les gourous travaillent directement avec le chef de projet, incorporant sa rétroaction, répondant à ses questions, et entreprenant quelque types d'analyse le chef de projet demande. Ils maintiennent par habitude des programmes, rapports de budget, et dépistent la répartition des ressources. Un gourou expérimenté de logiciel sait comment et combien de fois partager le projet a relié des rapports avec le personnel de projet et les dépositaires de projet en général.

Quel Est Votre Plaisir ?

Supposant que vous n'êtes pas en position où votre organisation vous prêtera quelqu'un qui manipulera le choc des activités et de supposer de logiciel de gestion de projet qu'il n'y a aucun programme particulier de choix pourtant établi, comment abordez-vous choisir le logiciel ?

D'abord, établissez quel genre d'utilisateur vous allez être, qui est en grande partie déterminé par deux éléments : la taille de votre projet et comme vous technique êtes.

Aux projets minuscules du personnel zéro à deux pour un projet de quelques mois ou de moins, il est possible qu'aucun logiciel de gestion de projet ne soit nécessaire ! Comment cela ? Vous pouvez déjà posséder tous les logiciel et connaissance de logiciel que vous devez être efficace en contrôlant un petit projet. Nous parlons des bilans, traitement de texte, des graphiques ou programme de dessin, et la fonctionnalité pour produire des tableaux, des graphiques, des organigrammes, et d'autres diagrammes.

TIP

Bien que quelque peu expédient, la combinaison des rapports et des objets exposés que vous pouvez rassembler avec votre logiciel courant et les qualifications pourraient être davantage que proportionné pour votre projet a besoin.

Votre logiciel courant peut être entièrement proportionné si la structure de base de panne de travail (WBS) et un diagramme ou deux de Gantt est tous que vous avez besoin, et vous ne devez pas nécessairement créer un chemin critique.

Pour des projets faisant participer quatre personnes ou plus, prolongeant plusieurs mois ou plus long, d'une variété de ressources critiques, il se comprend d'investir dans un certain type de logiciel. Encore, il n'a pas besoin nécessairement d'être logiciel de gestion de projet intrinsèquement. Beaucoup classent et les programmes d'établissement du programme de logiciel viennent avec des fonctions de builtin. Vous pouvez produire des tables, diagrammes de Gantt, et maintenez même un programme pour quatre à dix personnes. De plus en plus, vous pouvez faire ceci sur les ordinateurs tenus dans la main.

TIP

Avec une équipe totale de gestion de projet de quatre personnes, prolongée au-dessus de plusieurs mois, l'utilisation du logiciel consacré de gestion de projet peut sembler la plupart de raisonnable.

Logiciel consacré de gestion de projet

La concurrence parmi les fournisseurs consacrés de logiciel de gestion de projet est vive. Les fournisseurs principaux dans le domaine incluent PlanView, Inc., Primavera, Microsoft, bienvenue de Dekker, et Artemus. (une vue d'ensemble de logiciel de gestion de projet avec des descriptions peut être trouvée dans la prochaine leçon.) Il y a également des programmes d'bas-extrémité qui vous aideront à produire des plans, les rapports de projet, et les diagrammes de base qui n'ont pas besoin d'autant heure d'étude. Les produits tels que Gantt rapide, simplicité d'étape importante, et vente de vision de projet pour moins de $100 et sont disponibles aux hypermarchés de bureau comme les magasins détaillants de logiciel.

TIP

Le logiciel peu coûteux de gestion de projet peut être votre meilleure option si vous n'avez pas n'importe qui autrement dans l'organisation qui peut servir de gourou, mais vous souhaitez automatiser, plutôt que produisez manuellement des rapports et des diagrammes critiques.

Supposez que vous contrôlez beaucoup de gens au-dessus de beaucoup de mois, et ont mille ou plus charge et des tâches secondaires d'accomplir. Ici, vous regarderiez le logiciel de gestion de projet pour des chefs de projet de mi-portée. Vous pouvez dépenser n'importe où de $200 à $6.000 en utilisant les versions dispositif-chargées du logiciel appelées ci-dessus. La plupart des paquets vous donneront la gamme complète des outils cherchés par les chefs de projet égaux de vétéran sur des projets pluriannuels.

Le problème avec le logiciel est à ce niveau que vous pouvez rapidement devenir un slave à lui. Est-ce que par exemple, vous déciderez de programmer et dépister toutes les tâches secondaires et chargez basé des heures de départ identifiées, temps d'arrêt, pour chaque membre de personnel, toute l'heure ? Ou, compterez-vous continuellement sur votre personnel pour vous donner que les évaluations de charge-elles et les temps d'accomplissement de tâche secondaire ?

Compter là-dessus l'entrée de vos aides de personnel pour construire une équipe, mais là-dessus prend plus de travail.

Employer le logiciel est laborieux au début, sauve le temps plus tard, et maintient votre tête devant un écran de PC plus souvent—partie des personnes et des événements se produisant tout autour de vous.

Le logiciel à extrémité élevé de gestion de projet est conçu pour la durée la plus grande et la plus longue, la plupart des types impliqués de projets. Si vous êtes un utilisateur à extrémité élevé, vous n'auriez pas pris ce livre. Ici, nous parlons du logiciel qui peut s'étendre de quelques mille à plusieurs mille dollars. L'étude de tels paquets pourrait prendre des semaines. Seul le procédé de choix de logiciel pourrait prendre des semaines ou des mois.

ATTENTION

Même si à l'extrémité élevée il y a tant de programmes disponibles, fait par des fournisseurs tels que le cobra, sémantique, Instaplan, Klavis (pour des utilisateurs d'imper), ouvrez le plan, le Primavera, le Microsoft, gestion de projet d'entreprise, le Microplanner, et d'autres, que vous auriez besoin d'un conseiller pour faire un tel choix.

Indépendamment de votre niveau de la connaissance de logiciel de gestion de projet, votre choix a pu être l'un des facteurs les plus importants dans le succès global de projet. Beaucoup de chefs de projet ont constaté que le logiciel en vigueur est trop complexe et trop difficile à manier pour employer pour le projet entier. Une certaine extrémité épuisant seulement un élément du logiciel, tel qu'économiser ou programmer ; certains l'emploient seulement pour faire des diagrammes ; d'autres finissent vers le haut d'abandonner le milieu du courant de logiciel. Assurément, un tas de brouillage suit parce que celui que le logiciel ait été employé pour maintenant les besoins d'être fait manuellement.

Comment emploierez-vous le logiciel de gestion de projet ?

La première fois que, les utilisateurs modestes évidemment n'emploieront pas le logiciel de gestion de projet la manière dont une pro volonté expérimentée. Néanmoins, il y a des niveaux d'utilisation intéressant différencier :

Reportage

Ici le chef de projet emploie le logiciel pour produire des diagrammes de Gantt ou, probablement, de PERT/CPM. Elle peut employer d'autres programmes de logiciel tels que le traitement et les bilans de texte pour compléter ses graphiques de projet et pour produire des rapports.

Cheminement

Le logiciel est employé pour comparer réel contre le progrès prévu. Pendant que le personnel de projet accomplit charge et des tâches secondaires, les résultats de leurs efforts sont notées de sorte que l'effort de cheminement reste courant.

Cheminement de projet

Un système pour identifier et documenter l'exécution de progrès pour la revue efficace et la diffusion à d'autres.

Ce qui-si

Le logiciel de gestion de projet est engagé pour identifier l'impact de brouiller des ressources, changeant l'ordre des tâches secondaires, ou changeant charge des 'dépendances. Ce qui-si l'analyse est genre d'amusement, parce que vous obtenez la rétroaction immédiate.

ATTENTION

Changez une variable à la fois pour avoir une pleine prise de son impact. Si vous changez trop de variables immédiatement, l'image devient nuageuse.

Contrôle des coûts

Les chefs de projet emploient le logiciel de gestion de projet pour affecter des coûts à de diverses ressources de projet. Ceci est habituellement fait en figurant hors de combien d'heure et d'effort de ressource est consommé. Lientz et Rea observent que "la plupart des systèmes logiciels de gestion de projet manquent de la flexibilité en coûts de manutention aussi bien que des interfaces dans économiser et plans comptables." Ainsi, les calculs de coût qu'un chef de projet fait généralement ne branchent pas aux structures globales de coût les comptables dans son travail d'organisation avec.

Synchroniser

En ajoutant des heures de membre de équipe de projet dépensées sur divers charge et les tâches secondaires de façon régulière, chefs de projet peuvent alors produire de montrer de rapports réel contre l'utilisation programmée des ressources.

Listes de contrôle et choix

Il est difficile de généraliser quel type de divers niveaux de logiciel des utilisateurs peut exiger, mais voici quelques critères généraux intéressant considérer :

Facilité d'utilisation

Est-ce que le logiciel facile à brancher, là de bons écrans d'aide, là un cours d'instruction, là support à la clientèle fort, et le menu de logiciel est est est est est conduit et intuitif ? Est-ce qu'il est est facile de déplacer des choses autour, les commandes aussi standard comme possible et facile d'apprendre ? Y a-t-il un manuel d'accompagnement il est facile lire que ? Pouvez-vous obtenir commencé sur quelques fonctions rapidement ?

Reportage des fonctions

Le programme peuvent ont combiné ont lu tient-il compte de mettre à jour individuel des formats de rapport, mettez en boîte ces derniers soit facilement importé dans d'autres programmes est-ce que logiciel, et elles facilement être sauvées, supplémentaire à, et ?

Dresser une carte la capacité

Est-ce que le logiciel offre-t-il les diagrammes de base de gestion de projet (pratiquement tout), est là recalcul automatique, sont là des options faciles à utiliser, et y a-t-il des possibilités de drague et de baisse ? Est-ce que diagrammes peuvent sont peuvent-ils être importés et exportés facilement, les graphiques de support faciles à voir et employer, et les diagrammes aisément être changés en d'autres formes ?

Générateurs de calendrier

Ce logiciel sont-ils tient-il compte des calendriers de toutes les durées, dans une variété de formats, pour différents aspects du projet et du personnel de projet, avec la capacité de marquer des jours et des moments particuliers, avec des vacances et d'autres jours non-travaillants préprogrammés, et ces calendriers également facilement importable et exportables ?

Interface

Pouvez-vous facilement vous relier aux systèmes de télécommunication et l'information est-elle facilement partagée avec d'autres qui exigent l'accès en ligne ? Est-elle efficace en termes d'espace de byte consommé ?

Production d'états

Une variété de formats de rapport peuvent-ils être choisis, avec des possibilités changeantes rapides, et le transfert facile au logiciel de traitement de texte ? En outre, considérez ces attributs :

Les expositions onscreen des prévisions des rapports avant des offres d'impression une variété de formats pour Gantt et les travaux de diagrammes de PERT avec une variété d'imprimeurs et de tout autre équipement permet à plusieurs projets de partager une piscine commune des ressources donne des données concernant les coûts chargent près ou par temps

Permet l'impression des sous-sections des diagrammes

Accepte les mises à jour manuelles et automatiques de programme

La plupart des fournisseurs que vous rencontrerez pour avoir de telles possibilités. Par conséquent, vous devez aller au delà d'une comparaison stricte de la fonctionnalité de logiciel et considérer les attributs, les avantages, et les services d'employer un fournisseur particulier aussi bien. En fait, parce que n'importe quel achat principal il est recommandé d'avoir un bon ensemble de questions. Ce qui suit est une liste adaptée du mon livre le guide de l'idiot complet de l'effort de gestion. Demandez aux fournisseurs s'ils

Offrez tous les de corporation, gouvernement, association, militaires, et escomptes des éducateurs ? Ayez hebdomadaire, la revue mensuelle, ou les escomptes saisonniers trimestriels ?

Offrez les escomptes creux ?

Garantissez le plus bas prix ? Acceptez les cartes principales de degré de solvabilité ? Acceptez les ordres par fax ou le E-mail ?

Ayez une garantie d'argent-en arrière, ou autre garantie ? Employez une ligne de commande du fax 1-800 ?

Garantissez les dates d'expédition ?

Ayez une ligne en service libre appel de service à la clientèle ?

Évitez de vendre, louer, ou d'employer autrement votre nom et de commander l'information ? Assurez les expéditions ?

Facturez l'expédition et la manipulation ? Incluez l'impôt ?

Ayez tous les autres frais ? Ayez les démos ?

Offrez les mises à niveau libres ou peu coûteuses ? Ayez les références disponibles ?

Maintenez une liste de clients satisfaits dans votre secteur ? Ont été dans les affaires désirent ardemment ?

Ayez les délais de livraison standard ? Garantie le produit ?

Faisant une liste, le vérifiant deux fois

Après que vous ayez établi votre propre ensemble de critères de choix dans la considération de toutes les choses que votre projet nécessite et dans la considération des divers attributs, avantages et dispositifs de travailler avec chaque fournisseur, engagez dans un exercice utile : Décidez sur le papier ce que vous devez avoir contre ce qu'il fait beau d'avoir contre ce que n'est pas nécessaire, mais vous le prendrez s'il est offert.

Puis, en utilisant des articles, les revues de produit, et les emplacements du Web des fournisseurs, rendent un aperçu préliminaire des divers paquets disponible et comment elles empilent vers le haut. Une matrice ou une grille simple avec les fournisseurs énumérés à travers le dessus représentant des colonnes, et les attributs importants à vous en bas du côté gauche de la page suffiront.

ATTENTION

Les procédés de choix peuvent être brutaux. Vous pouvez rencontrer dix ou douze fournisseurs possibles, mais essai pour frapper en bas de la liste tôt à trois à cinq. Parfois, un dispositif particulier est si exceptionnel qu'il soit supérieur à d'autres éléments médiocres du paquet global d'un fournisseur.

La plupart des fournisseurs vous offriront aisément des démonstrations de produit. Vers le bas les démos loadable de produit sont souvent disponibles à l'emplacement du Web du fournisseur. Autrement, on peut souvent observer des démos au-dessus de l'Internet.

TIP

Quelques fournisseurs vous permettent de télécharger un plein paquet, disponible pour une durée limitée.

Si vous avez rétréci le champ à trois ou quatre fournisseurs, vous avez une chance de combat d'identifier celui ce les meilleurs rassemblements vos besoins.

TIP

Si à tout possible, observez le logiciel réellement en service dans votre propre organisation ou quelque part autrement.

Observer le logiciel en service est le plus le disant. Quelqu'un dans le domaine, employant réellement le logiciel, peut fournir la premier-personne entrée quant à où le logiciel brille et ne brille pas. Vous obtenez l'information bien plus riche que vous pouvez obtenir d'un emplacement de Web ou, pour cette matière, d'une démo de produit.

La 30-Deuxième Récapitulation

Le logiciel de gestion de projet est devenu plus sophistiqué et plus ahurissant. Beaucoup de paquets feront les travaux que vous devez faire, mais seront si difficiles d'apprendre et maîtriser que vous gaspillez les ressources valables, à savoir votre temps. Plus mauvais, vous finissez vers le haut d'abandonner le paquet.

Beaucoup d'organismes prêtent des gourous de logiciel à un projet ou ont d'autres chefs de projet qui peuvent fournir la tutelle ad hoc. Si ceci s'applique à vous, considérez-vous chanceux.

N'obtenez pas ainsi immergé dans le logiciel que vous perdez le contact avec votre équipe de projet et l'environnement qui vous entoure.

Le choix du bon logiciel peut être essentiel. Prédéterminez vos critères de choix de sorte que vous ne soyez pas secoué par un choix sans fin d'options, d'avantages et de dispositifs.