Communiquer dans l'écriture

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La plupart des descriptions des fonctions incluent une condition pour des qualifications efficaces de communication, orales et écrites. Tristement, beaucoup de gens le trouvent difficile d'exprimer leurs idées sur le papier, et de communiquer ainsi efficacement tous les deux à l'intérieur et en dehors de leurs organismes. Voici quelques suggestions pour améliorer vos qualifications d'écriture :

1. Pensez avant que vous écriviez. Pourrait de ce que vous avez besoin pour communiquer être exprimé mieux verbalement ? Les motifs les plus importants de la documentation écrite sont : une décision importante doit être prise ; vous traitez une issue complexe ; le matériel doit être étudié avant qu'une décision soit prise.

2. Écrivez votre matériel dans un ordre logique :

   • Au début, énoncez la raison pour laquelle on lui a écrit.

   • Après, particulièrement dans le cas d'une note d'action, laissez toutes les personnes qui lisent le document savent ce qui est prévu d'elles.

   • En conclusion, fournissez les informations requises par les lecteurs.

3. Soyez bref et au point — vos idées principales devraient se tenir dehors clairement.

4. Commencez en faisant des lecteurs savoir la valeur de votre note. Attirez-les avec des introductions telles que "ce rapport indiquera comment la société peut sauver jusqu'à $15 millions!"

5. Essayez de donner une rotation positive à votre message. Par exemple, vous pouvez faire un rapport tel que la "compagnie que la politique vous exige que vous ne fumez pas dans le bâtiment" un rapport plus positif en disant, "sont bienvenue pour fumer dans la cour."

6. Montrez à des lecteurs comment les avantages effectueront sur eux. Convertissant un "I" en "vous" pouvez souvent faire ceci. Par exemple, "je sais que nous pouvons offrir des avantages significatifs par rapport à notre concurrence" pouvons être changés en "nous serions heureux de démontrer les avantages que vous recevrez."

7. Faites vos lecteurs savoir à tout moment que vous avez un sens vif de ce que sont leurs besoins. Ceci les motivera pour prendre les mesures que vous exigez.

8. Maintenez les paragraphes courts, particulièrement le premier. S'il semble facile lire le matériel, les destinataires entreront dans la viande du document avant qu'ils le sachent. Changez la longueur des paragraphes dans tout le morceau, mais essayez de maintenir tous relativement courts.

9. Évitez d'obstruer votre document avec des détails. Économiser le fond et le matériel technique pour des attachements ou des annexes. Alertez vos lecteurs à leur existence en se rapportant à eux : "Voir L'Attachement A."

10. Employez la langue plate et évitez le jargon, à moins que ce fasse partie du vocabulaire normal de vos lecteurs.

11. Évitez la répétition. Appelez l'attention sur des idées importantes par la composition et le placement dans le document.

12. Envoyez les copies aux collègues appropriés seulement. Les gens qui reçoivent des copies sans s'attendre à les seront confus et peuvent vous suspecter de jouer la politique de bureau.

13. Modelez votre écriture sur d'excellents exemples. Tirez les copies de l'écriture qui vous impressionne et gardez-les sur le dossier.

14. Évitez la polarisation de genre dans votre écriture. Les techniques suivantes sont utiles en traitant le problème difficile de "he/she" :

    • Employez les sujets pluriels. Par exemple, "le directeur devrait se réunir régulièrement avec ses vendeurs" pourrait être exprimé comme les "directeurs devraient se réunir régulièrement avec leurs vendeurs."

    • Employez les pronoms pluriels ou neutres. Par exemple, "aucun homme n'est une île" pourrait ne devenir "personne est une île," ou même "nous ne sommes pas des îles."

    • Employez les noms neutres au lieu des pronoms singuliers. Par exemple, "demandez-lui qui sait que" pourrait devenir "demandez à la personne qui sait."

    • Évitez les pronoms possessifs. Par exemple, "le directeur devrait dire ses personnes" pourrait être exprimé comme "le directeur devrait dire le personnel."

15. Écrivez comme si vous parlez avec vos collègues. Un modèle conversationnel est plus accessible et lisible que le langage formel surélevé et.

16. Lisez votre travail à haute voix pour voir s'il semble exact. Faites les changements au besoin, et lisez-les à haute voix encore jusqu'à ce que cela fonctionne.