protocole d'eMail/eMail

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But

Les E-mails sont généralement les documents internes sans cérémonie pour partager l'information. Ils créent un disque de document et fournissent une histoire des transactions de l'information, mais font ainsi sans formalité d'un mémorandum (voir la section postérieure). Bien que considéré sans cérémonie, les transactions de E-mail peuvent porter le poids formel dans l'instance judiciaire et sont considérées une partie du disque’historique de l'organisation s.

Application

Des E-mails peuvent être employés dans pratiquement n'importe quel arrangement et pour presque n'importe quel type du partage ou de transfert de l'information. Ils sont employés toutes les fois qu'il y a un besoin de partager l'information rapidement, complètement, et asynchronously. Ils sont employés quand le disque peut être important pour le succès des communications font une boucle, mais ne sont pas nécessairement d'importance historique.

Contenu

Bien que la teneur en information du E-mail soit considérablement changée, une grande partie de l'information incluse dans les en-têtes de document est conformée. L'information d'en-tête inclut une date, le nom et le E-mail de la partie d'envoi, le name(s) et l'e-mail(s) du recipient(s), et les thèmes inclus. Le contenu informationnel dans le E-mail peut être forme courte ou longue. Il peut être à caractère formel ou sans cérémonie, mais devrait toujours être traité comme si il pourrait maintenir en tant qu'élément du disque permanent.

Approches

Dans le E-mail d'ouvrage, il y a un certain nombre d'approches de potentiel. Les chefs de projet dans quelques organismes dicteront “le format” soumis de l'information pour inclure seulement les éléments d'informations spécifiques, tels que le nombre de paquet de travail, le projet name/code, et/ou la nature du E-mail (par exemple, demande d'approbation, données informationnelles, de client, forme jointes). En produisant des règles spécifiques pour quelle information peut être incluse dans la vedette matière, E-mail assortissant et filtrant peut être fait plus rapidement.

Protocole D'Email Témoin

Pour tout l'E-mail de projet, la ligne soumise lira comme suit :

(Nombre De Paquet De Travail)—(Nom)—(Nature)

• Des nombres de paquet de travail peuvent être dérivés du WBS, stocké sur le LAN à w:/project/projectfile.mpp.

• Le nom sera le nom de la nature impliquée par paquet de travail (par exemple, excavation de base • ) sera l'une des trois catégories suivantes :

Demande d'approbation

Données informationnelles (jointes)

Si un E-mail n'est pas directement lié à un paquet spécifique de travail, l'en-tête lira comme suit :

Appui De Projet (De Nom—De Projet)—(Nature)

Aucun E-mail n'inclura “une traînée” de plus de quatre transactions passées de E-mail sans sommaire de ces transactions dans le premier paragraphe du E-mail.

Quant à la teneur du E-mail elle-même, quelques protocoles de base devraient être suivis. L'utilisation de toutes les majuscules pour n'importe quel mot ou de séries de mots est généralement perçue comme criant. Une telle utilisation devrait être réduite au minimum. En outre, le mot vous est fréquemment vu comme accusateur dans des transactions de E-mail. Bien qu'il ne puisse pas être éliminé, son utilisation devrait être très soigneusement considérée. Et parce que des E-mails sont traités rapidement et peuvent être émission à un nombre significatif de parties de projet, la liste’du destinataire s devrait être limitée à ceux directement effectuée par l'information’du E-mail s.

Considérations

L'urgence du E-mail est fléau et bénédiction. Il est utile dans l'environnement de projet en raison du besoin fréquent de transfert de l'information immédiat. Il peut être délétère parce qu'il encourage parfois “une réponse” de chauffage sans heure de considérer les implications à long terme d'une telle réponse. Peu d'E-mails sont si critiques qu'une période de cinq minutes de refroidissement-au loin ne puisse pas être appliquée. Dans les environnements où les sensibilités sont hautes ou où le E-mail a produit des soucis dans le passé, une telle période d'attente peut être bien conseillée.