Ordre du jour De Réunion De Début

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But

La réunion de début est l'un des éléments les plus critiques de la phase de planification, parce que c'est la réunion à laquelle des membres d'équipe, des chefs de projet, des fournisseurs, et le rassemblement de client ensemble pour la première fois. C'est l'occasion de placer l'étape pour le reste du rapport. Ainsi, l'ordre du jour de réunion de début devient l'un des premiers véritables documents de planification à partager universellement avec tous les dépositaires de projet. Il fournit le contour de ce qui se produira lors de la réunion de début.

Application

Un ordre du jour de réunion de début est employé pour les réunions internes et externes de début pour informer des participants au sujet des matières à couvrir, du programme, et de l'intention générale de la réunion. On lui fournit, à l'avance, à tous les participants pour leur accorder l'heure d'évaluer l'approche de réunion et de déterminer s'il y a n'importe quelle information supplémentaire qu'ils devront recueillir avant la réunion.

Ces réunions peuvent être employées intérieurement pour s'assurer que tous les participants donnent les mêmes messages au client. Elles peuvent être employées avec les dépositaires externes pour établir un sens d'excitation au sujet du projet et pour s'assurer que la vision de l'organisation’s de projet pour l'effort est alignée avec la vision du client. Les réunions internes et externes de début sont normalement différentes réunions avec différents objectifs. Les éléments communs pour tous les deux incluent l'effort d'établir l'équipe et la clarification des objectifs de projet.

Contenu

Les réunions de début doivent inclure une vue d'ensemble générale du projet et de l'approche de l'organisation’s de projet à fournir le projet. Mais la réunion a les moyens souvent la première (et dans certains cas, seulement) occasion pour tous les dépositaires de projet d'être présenté et de clarifier leurs rôles dans le projet. Un contour pour une réunion plutôt approfondie de début peut également inclure beaucoup d'activités initiales de planification aussi bien.

Ordre du jour De Réunion De Début D'Échantillon

1.0 Vue d'ensemble de bienvenue et de projet

La bienvenue est souvent conduite par le chef de projet, mais ceci chargent peut également tomber à un directeur d'aîné-niveau dans l'organisation. Quelques organismes préfèrent faire présenter aux cadres à niveau élevé le projet pour donner aux participants un sens du niveau relatif d'importance de l'effort.

La vue d'ensemble fournie ici devrait tirer directement du contrat, du rapport de travail, ou du mémorandum de l'arrangement qui conduit l'effort. Bien que l'approche de l'organisation’s de projet au travail puisse être discutée à un niveau élevé, c'est un rapport général de portée et d'intention.

2.0 Introductions : Rôles et responsabilités

L'introduction des membres d'équipe et de leurs rôles peut avoir les moyens une occasion pour des activités de équipe-bâtiment. Les membres d'équipe devraient identifier non seulement leurs organismes, mais également la nature du travail qu'ils conduiront sur le projet ; ceci peut présenter un moyen des activités de équipe-bâtiment par les introductions partagées (ayant l'équipe que les membres parlent avec et se présentent) ou par l'autre introduction créatrice s'approche.

Indépendamment de la nature des introductions, ils devraient être temps contraint ; autrement, cette activité peut potentiellement affecter le reste du programme’de la réunion s si non surveillé et commandé bien.

3.0 Intention De Projet

Ce composant peut être conduit par le client et/ou le commanditaire de projet. Ils présentent leurs vues sur ce qu'ils croient que le projet devrait accomplir et la façon dont l'effort sera accompli. Ceci permet au client et/ou au commanditaire de présenter leur vision de l'état de leur organisation après que le projet soit accompli. Il peut également servir l'affirmation de l'approche de l'organisation’s de projet comme réunion continue.

4.0 Intention Q&a

Un dossier, session de questions et réponses temps-limitée permet aux dépositaires d'affirmer leur arrangement de l'intention de projet.

5.0 Approche De Projet

Ce composant sera conduit par le chef de projet ou son designee pour passer en revue comment l'organisation de projet prévoit pour réaliser l'intention de projet. Ceci devrait être un examen à niveau élevé d'une variété de composants de projet, y compris le programme, d'engagements partagés (entre le projet et les organismes de client), et de stratégies de communications pour assurer les meilleurs résultats. C'est fréquemment le plus long composant simple de la réunion de début.

6.0 Approche Q&a

Un dossier, session de questions et réponses temps-limitée permet aux dépositaires d'affirmer leur arrangement de l'approche de projet.

7.0 Revues D'Évasion

Dans de plus grands projets, il est souvent nécessaire d'éclater les participants dans des secteurs respectifs de projet ou les groupes fonctionnels pour tenir compte d'une analyse plus détaillée de l'approche. Si c'est le cas, le chef de projet devrait avoir un représentant direct sur chacun des subteams, avec l'intention qu'ils rendront compte en arrière de leurs résultats et discussions dans ce groupe. Ces chefs de subteam serviront de facilitants plus petits de groupe, et devraient avoir un examen disposé de ce qu'ils discuteront et la portée de leurs efforts de projet.

8.0 Évasion Q&a

Un dossier, session de questions et réponses temps-limitée permet aux membres de subteam d'affirmer leur arrangement de ce qui a été dit dans les revues d'évasion.

9.0 Engagements De Dépositaire

Pendant les sessions d'intention , d'approche , et d'évasion, des engagements significatifs de projet sont souvent faits, y compris des promesses de fournir l'appui, la documentation, ou les ressources dans une tranche de temps donnée. Car la réunion s'approche de sa fin, ces engagements devraient être documentés et passés en revue pour assurer un arrangement commun de quelles activités sont en suspens et quelles actions à entreprendre devront être adressées.

10.0 Progrès et prochaines étapes

Le chef de projet ou le cadre supérieur devrait lever la séance en réitérant les prochaines étapes sur le projet, y compris n'importe quelle activité significative en semaine ou mois suivante. Il devrait également y a une récapitulation des accomplissements faits au cours de la réunion pour renforcer la valeur de l'activité de groupe.

Approches

Selon la portée du projet, les réunions de cette nature peuvent durer une heure ou plusieurs jours. De toute façon, la détermination sur la durée devrait refléter la taille et la complexité relatives de projet. Un projet de six semaines faisant participer 3.000 membres d'équipe peut, forcément, avoir besoin d'un début de deux jours. Un projet de deux ans avec une équipe de trois peut seulement avoir besoin d'une heure ou de deux de la revue pour obtenir aller de projet. En outre, la équipe de projet devrait s'assurer que la bonne réunion est tenue. Les réunions internes de début tiennent compte d'un arrangement commun des opérations, des communications, et des interactions internes dans un environnement libre et ouvert. Les réunions externes de début intègrent le client et projettent des organismes, et comme tels, certaines des communications doivent être couchés en termes qui sont acceptables dans les deux environnements. Une approche plus prudente à partager l'information se rend nécessaire par la réunion externe de début.

Considérations

Une invitation à une réunion de début peut être vue comme insigne d'honneur par ceux qui sont invités, parce qu'il indique leur rôle dans le projet est suffisant pour justifier l'invitation. Ainsi, les invitations de réunion de début peuvent devenir politiquement chargées, parce que quelques représentants voudront être invités simplement à affirmer leur position politique dans l'organization(s). Des critères clairs devraient être établis concernant qui devrait assister à la réunion de sorte que le raisonnement employé pour créer la liste de participants soit non ambigu.

En outre, alors que les réunions internes de début tiennent compte de l'écoulement libre de la discussion au sujet des machinations d'organisation internes, les réunions externes de début ne devraient pas. Parfois, il sera nécessaire de donner des leçons particulières à des membres d'équipe (particulièrement sous-traitants) au sujet de ce qui est approprié pour la discussion lors de la réunion externe de début et de ce qui n'est pas.