Technologies D'Acoustique De Gestion de projet

Système de téléconférences

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Les conférences de téléphone sont un outil banal d'affaires, mais la profondeur et la variété d'approches ont changé ces dernières années. Il y a un certain nombre d'années, ayant plus de quatre ou cinq individus sur une téléconférence aurait été considéré difficile à manier. Maintenant, la technologie a les moyens la capacité d'inclure des centaines ou même des milliers de personnes à une conférence téléphonique simple. De telles téléconférences à grande échelle sont fréquemment Internet soutenu, comportant une présentation en ligne, couplée à une discussion menée par une poignée d'individus sur l'étape virtuelle “de téléconférence.” Les participants peuvent soulever des questions par l'interface d'Internet, mais la discussion peut encore être dominée par ceux responsables.

La téléconférence conventionnelle de quelques joueurs principaux est toujours banalité aussi bien. En tout de ces scénarios, la clef à l'exécution réussie sait quand il est approprié que les parties parlent et ils doivent contrôler les mécanismes de l'appel. Peut-être l'aspect le plus provocant du système de téléconférences pour beaucoup de gens est qu'elles oublient la courtoisie commune de l'identification personnelle régulière (par exemple, “c'est Roger encore, et je pense…”). En raison de la déformation inhérente à beaucoup de récepteurs ordinaires de téléphone, l'identification personnelle fréquente est essentielle pour maintenir un écoulement clair d'information.

Même lorsque les défis techniques sont surmontés, la téléconférence a la difficulté inhérente de manquer du contact tête à tête (de même que la plupart des technologies à distance). En tant que tels, les parties dans la conférence devraient demander la clarification quand il y a toutes les craintes au sujet de ce qui est dit. La teneur d'une conférence téléphonique devrait être clairement décrite au début de l'appel et devrait être identifiée avec des objectifs clairs pour chaque élément content. Si le contenu exige la documentation de soutien, une telle documentation devrait être envoyée (par l'intermédiaire du fax, du E-mail, ou du courrier signalé) avant l'appel, et là devrait premeeting l'affirmation que la documentation de soutien a été reçue. L'appel devrait être traité comme réunion, avec un ordre du jour clair, et avec toute la conversation dirigée à l'ordre du jour. Puisque les conférences téléphoniques peuvent devenir embrouillantes en termes de qui parle et toute la référence elles peuvent faire, quand l'ordre du jour est modifié ou remplacé, il devrait y a une définition précise de l'objectif de la nouvelle discussion de thèmes.

Des règles claires du comportement devraient être établies concernant quand il est approprié de parler, interrompre, ou joindre la conversation. Il est également important d'établir des protocoles de base pour des choses simples telles que mettant la conférence sur “la prise” (où “la musique” de prise peut devenir une distraction), mettant le téléphone sur le muet (sans quel bruit de fond’ de participants peut se développer intolérable), ou s'identifiant au début de chaque tour “parlant.” Si quelques participants sont là simplement pour écouter, peut-il être nécessaire à des intervalles dans tout l'appel d'affirmer leur présence ou participation continue par un appel du roulement ou un contrôle simple sur le statut (par exemple, “Bob ? Êtes-vous distillateur avec nous ?”).

Les conférences téléphoniques peuvent devenir une distraction importante, parce que les participants ont le potentiel de vaguer de la matière (comme le fait n'importe quelle réunion). Les conférences téléphoniques peuvent causer l'anéantissement si les participants mal interprètent la tonalité de la voix pendant la conversation. La discussion devrait être mesurée et égalisée, et les haut-parleurs devraient faire un effort de réduire au minimum le discours intense et rapide. Sans contexte de la langue de corps et des expressions faciales pour soutenir la langue, il peut aisément être mal interprété. En tant que tels, quand une conférence téléphonique est perçue en tant que causer le malentendu, la matière actuelle
si soyez mis de côté assez longtemps pour clarifier le contexte émotif des participants et de leur arrangement de ce qui est dit.

Voix-Courrier

Pour certains, le voix-courrier est la technologie du choix pour la gestion de projet. Comme avec le E-mail, il tient compte de la liaison asynchrone et ouvre la porte pour transférer l'information au caprice ou à la volonté. Comme avec le E-mail, cependant, il a également un du côté incliné du fait quelques individus l'emploient peu convenablement ou à l'excès. le Voix-courrier est le plus efficace (comme avec pratiquement toute la communication) quand il y a clair que des procédures soient suivies en tant que rituel. Limitant des durées, l'information de clarification de contact, et fournir des informations succinctement peuvent tout faire le voix-courrier éprouver bien plus positif. Le manque d'établir de telles directives peut mener à la contradiction et au malentendu.

Appels Téléphoniques

Des appels téléphoniques conventionnels sont prévus pour le transfert rapide d'information avec une certaine mesure d'urgence. Ils peuvent également être employés pour la clarification des issues qui n'ont pas été transmises efficacement sous la forme écrite ou graphique. Ils sont employés libéralement dans des affaires modernes, mais devraient être limités à situations où un disque étendu de documentaire n'est pas essentiel ou où le temps est de l'essence. Ils peuvent également être employés convenablement quand l'expéditeur n'est pas efficace à partager l'information par l'intermédiaire du mot écrit.

La nature des conversations téléphoniques devrait être brève et clarification. Essayer un examen de long-forme de n'importe quel élément de projet d'importance pendant un appel téléphonique invite l'occasion pour des désaccords et des malentendus au sujet de ce qui était dit ou de la façon dont l'information a été transporté. Les types “classiques” de he-said/she-said d'arguments peuvent être conduits par le contenu mal choisi pour de telles discussions.
Au téléphone, en particulier dans des conversations face à face, le manque de langue de corps laisse la voix seule pour diffuser le message. Pour quelques expéditeurs, la qualité de voix n'est pas une issue. Pour d'autres, une qualité monotone à leur voix peut être normale, mais peut être interprétée comme étant alésé. la parole du Rapide-feu peut être interprétée comme agressive, et excessivement le discours lent peut simplement frustrer le récepteur. L'approche devrait être une de la tonalité conversationnelle, couplé à une bonne volonté d'être patiente et écouter les réponses complètement avant de fournir la rétroaction.

Si l'appel est prévu pour être un composant du disque officiel de projet, il devrait être suivi d'un E-mail, d'une note, ou d'une entrée d'affirmation de notation de téléphone. Une notation de téléphone, si gardée, n'est rien davantage qu'un disque séquentiel des périodes, des dates, des visiteurs, et de la nature des appels.

Peut-être les considérations modernes les plus significatives viennent avec l'utilisation d'un téléphone cellulaire. Les microphones à de tels téléphones sont extrêmement sensibles, mais quelques utilisateurs se sentent compulsifs pour parler fort dans eux en raison des dispositifs’ pour classer et peser. En raison des améliorations en technologie cellulaire, de tels téléphones fréquemment ont une sensibilité plus de haute qualité et meilleure de microphone qu'une unité de câble et devraient être traités de la même mode (le niveau raisonnable de l'intimité étant exigé).