Le rôle du chef de projet dans les communications

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Le rôle du chef de projet est un du facilitant de communications. Cela ne signifie pas que lui ou elle envoie toutes les communications. Il signifie que le chef de projet est responsable de s'assurer que des communications sont envoyées, reçu, et (au degré possible) compris. Accomplir qui, le chef de projet peut identifier a préféré des modes de communications pour les dépositaires critiques, évalue les meilleurs moyens de permettre ces modes, et assure l'intégrité du processus comme le projet continue.

Identifier a préféré des modes de communications, le chef de projet devrait évaluer un groupe représentatif des dépositaires’du projet s. Dans un petit projet, ceci peut être fait par des entrevues. Dans de plus grands projets, ceci peut être accompli par des aperçus. Le processus et les questions sont discutés plus loin dans la section sur l'outil de plan de communications.

Une fois que les modes de communications ont été identifiés, les prochains chargent dans le plan de communications—permettant ces communications que les modes—est critique. Le chef de projet peut devoir établir des protocoles de E-mail ou l'étiquette de voix-courrier de téléphone. Lui ou elle peut devoir investir le temps et l'énergie en construisant un emplacement de Web de projet ou “une communauté virtuelle” sur le réseau local (LAN). Lui ou elle peut devoir identifier les outils spécifiques à employer (et des outils à éviter) a basé sur les besoins de client et d'équipe. Indépendamment du choix de la technologie ou de l'approche, des conseils doivent être établis pour assurer à application conformée. Sans uniformité, les communications veulent décomposent par la suite.

Pour assurer l'intégrité du processus, le chef de projet doit examiner le système de temps en temps pour s'assurer que des messages sont reçus et compris. Dans une organisation s'exerçante, le président planterait de temps en temps de brefs, bizarres messages profondément dans ses mémorandums à l'essai si le message entier était reçu. Il a appris que seulement une poignée de son personnel lisaient vraiment le document entier, et il a changé ses protocoles en conséquence. Le chef de projet qui communique bien trouvera des moyens d'examiner l'intégrité du système, en termes de reçu de message et arrangement. Juste parce qu'un E-mail est marqué car “reçu” le doesn’t s'assurent qu'on l'a lu ou a été compris réellement. La validation à travers tache-vérifie est des moyens raisonnables de travailler pour améliorer la qualité du message pendant qu'elle se déplace de l'expéditeur au récepteur. Parler aux expéditeurs au sujet de la rétroaction et aux récepteurs au sujet des messages est une première étape vers identifier des lacunes potentielles.