Comment concevoir un bureau efficace de gestion de projet

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Une organisation installant ou développant un bureau de gestion de projet (PMO) doit nécessairement considérer une gamme des dimensions et des responsabilités de ce type discutées dans ce cours d'instruction. Dans beaucoup de cas, les organismes s'attaquent unsystematically au processus de conception. Cet article propose qu'un groupe installant un PMO puisse raccourci le processus de concevoir un PMO, cela assortira les conditions et les priorités de leurs organismes, en évaluant systématiquement les dimensions énumérées ci-dessus et en adoptant les options de conception ce meilleur rassemblement leurs besoins.

Car le mouvement “de contrôler par des projets” devient plus populaire dans les organismes, il y a également un mouvement d'installer le PMOS à la gestion de projet de soutien. Le rôle des ces PMOS est divers et divers, mais inclut généralement placer des normes et des méthodologies pour la gestion de projet. Souvent, ce rôle est augmenté pour inclure des aspects de gestion de ressource humaine de projet et pour inclure parfois la responsabilité de l'exécution des projets.

Confronté avec le charger d'installer un bureau de projet, le directeur ou le groupe responsable doit définir les rôles et les responsabilités du bureau. Quelques auteurs ont identifié plusieurs types de conception de bureau de projet tels que le PMO comme dépôt de la connaissance de gestion de projet, ou le bureau de projet en tant que groupe fonctionnel responsable de la gestion projette. Cependant, ces modèles trop simplifient la variété de conceptions qui sont possibles. Cet article affirme qu'il y a une variété presque sans limites de conceptions possibles.

Un cadre est présenté pour concevoir un bureau de projet qui est approprié aux besoins d'une organisation. Un certain nombre de dimensions et de responsabilités de clef qui devraient être considérées sont identifiées. Celles-ci ont été subdivisées en : facteurs d'organisation ; responsabilités de ressource humaine ; responsabilités de fixer des normes de gestion de projet ; responsabilités d'exécution de projet ; et responsabilités stratégiques. Ces dimensions et responsabilités sont discutées en termes de choix qui sont disponibles, et raisons d'adopter une conception particulière. Ce cours d'instruction prend la position qu'il n'y a pas une seule conception idéale pour un PMO et que la conception d'un PMO dans une organisation si (et volonté) évoluez avec le temps comme les conditions et les priorités d'organisation changent et la maturité’et les compétences de projet de l'organisation s changent.

FACTEURS D'ORGANISATION

Un point de départ dans l'établissement et concevoir un bureau de gestion de projet établit le rôle et la puissance d'organisation du bureau. Certains de ces facteurs d'organisation peuvent être exigés par le directeur ou le groupe installant le bureau, mais fréquemment ils sont raffinés pendant qu'un PMO évolue. Ces facteurs sont pivotaux à

les rôles et les responsabilités d'un PMO. Ce qui suit sont certains des facteurs de conception de noyau à adresser en établissant et en concevant un PMO.

Reportage Des Arrangements

Le rapport de reportage d'un PMO est un facteur important en établissant les rôles de puissance et de potentiel d'un PMO. Une variété de rapporter des arrangements est possible. Un PMO peut être installé en tant que groupe indépendant rapportant directement à un comité de direction de président ou. Ceci fournit potentiellement au bureau la puissance et l'indépendance considérables. Alternativement, un PMO peut faire rapport à un directeur dans un département fonctionnel. Ceci fournit un peu de degré de l'indépendance mais peut immobile fournir au groupe la puissance considérable. L'arrangement de reportage peut être à des niveaux plus bas ; mais dans ces caisses, le rôle du PMO devient généralement plus restreint aux domaines particuliers des opérations’de l'organisation un s.

En plus des arrangements de reportage externes, il y a une variété d'arrangements de reportage internes possibles qui peuvent effectuer les rôles d'un PMO. Par exemple, dans des organismes géographiquement dispersés, il y a des avantages en établissant le PMOS séparé. Ces le PMOS peut rapporter localement mais être filiale avec l'autre PMOS ou faire rapport à un PMO central. Les rapports de reportage de Matrix sont également terrain communal.

Positionnement D'organisation

Le PMOS peut être établi en tant que groupes autonomes ou peut faire partie d'un groupe fonctionnel tel que la technologie de l'information (IT) ou les opérations. Typiquement, un PMO sera placé dans un groupe fonctionnel avec la propriété principale pour des projets. Par exemple, dans les institutions financières qui sont fortement dépendantes sur la technologie de l'information et son développement, le PMOS sont souvent situés dans IL des secteurs. Ceci a l'avantage d'apporter un PMO près des secteurs d'exécution de projet ; cependant, il peut y avoir un du côté incliné quand le PMO est vu pour être trop fortement influencé par le groupe fonctionnel dans lequel il est situé. L'élargissement de l'arrangement de reportage à un comité de coordination croix-fonctionnel peut surmonter ce souci.

Projets dans la portée

Il y a une grande variation dans la portée des projets pour lesquels un PMO peut avoir la responsabilité. Les responsabilités de PMO peuvent inclure tous les projets entrepris par une organisation ; tous les projets entrepris par un groupe fonctionnel particulier tel que LUI ; ou projets d'un certain type. La portée de la responsabilité devrait étroitement être alignée aux besoins’de l'organisation un s. Typiquement, quand le PMOS sont d'abord établis, la portée est restreinte dans une organisation. C'est souvent une partie “d'une stratégie de l'avérer” vous-même car les organismes évaluent la valeur d'une approche structurée à la gestion de projet. Le PMOS peut être établi pour progresser des priorités d'organisation particulières. Par exemple, beaucoup d'organismes ont installé le PMOS pour surveiller et mettre en application des projets spéciaux. De même, le PMOS ont été installés pour soutenir des projets d'organisation de transformation ou pour faciliter des acquisitions d'organisation. Les projets dans la portée évoluent typiquement avec l'heure de refléter des stratégies d'organisation changeantes et également la maturité d'organisation de gestion de projet.

Propriété des ressources

Un PMO peut fonctionner en tant que groupe indépendant avec un mandat pour surveiller et influencer des projets mais sans commande directe des projets. Dans ces caisses, un PMO peut être tout à fait petit dans la taille. Alternativement, un PMO peut “posséder” le personnel qui entreprennent des projets. Ceci a pu être limité à posséder des chefs de projet’de l'organisation s mais a pu se prolonger jusque posséder une piscine’totale de l'organisation s des ressources de projet. Tous ces modèles ont été adoptés. Le choix dépend de l'ampleur prévue de la participation directe dans les projets.

Un bureau permanent ou provisoire

Un PMO peut être installé comme bureau provisoire ou permanent. Un bureau provisoire peut être installé pour contrôler un groupe particulier de projets. Par exemple, un certain nombre d'organismes ont installé le PMOS à la vue d'ensemble leurs initiatives de l'année 2000. D'autres exemples incluent contrôler une acquisition ou contrôler un projet d'organisation important de transformation. La motivation pour un bureau provisoire doit soutenir un ensemble de projets avec une durée fixe. Un bureau permanent est convenu aux projets de support’de l'organisation un s sur une base continue.

Bien qu'une organisation puisse au commencement adopter le modèle provisoire, la valeur démontrée et l'infrastructure établie mènent souvent au PMO étant indiqué des responsabilités augmentées et un mandat continu.

Taille et budget

En plus de la propriété directe des ressources de projet, le budget et les ressources de personnel sont des facteurs d'organisation fondamentaux à adresser. Clairement, le personnel et le budget doivent être augmentés comme responsabilités et des possibilités d'un PMO sont augmentées.

RESPONSABILITÉS DE RESSOURCE HUMAINE

Un PMO peut avoir une large gamme des responsabilités ressource-connexes humaines. Ces responsabilités peuvent s'étendre d'aucune responsabilité des ressources humaines à un rôle où un PMO prend un éventail de responsabilités de ressource humaine des ressources de projet. Ces rôles expansibles peuvent se produire tous les deux dans le cas quand les ressources de projet rapportent directement à un PMO et dans les cas où les ressources rapportent indépendamment à différents groupes fonctionnels. Les responsabilités potentielles de ressource humaine d'un PMO incluent le suivant.

Recrutement et choix

Un PMO peut avoir la responsabilité de recruter et de choisir le personnel de projet. Ceci peut être limité à un groupe étroit de positions telles que des chefs de projet ou il pourrait inclure une large section transversale des ressources de projet. Le recrutement et le choix du personnel fournit une occasion d'avoir un impact significatif sur la culture de gestion de projet d'une organisation, pour s'assurer que les qualifications acquises alignent avec des projets dans la portée, et raccourci le développement des qualifications de gestion de projet.

Formation et certification

Le PMOS peut prendre le rôle de fournir la gestion de projet s'exerçant au personnel d'organisation. Ils mA y font ceci en fournissant cette formation elles-mêmes ou ils peuvent faciliter ceci par les fournisseurs extérieurs. Dans ces caisses, le rôle généralement inclurait le choix des fournisseurs. Les responsabilités peuvent également inclure la certification des chefs de projet.

Un PMO peut fixer les normes minimum que le personnel doit réaliser pour être choisi ou promu comme chefs de projet, ou a placé un chemin d'accréditation de gestion de projet dans l'organisation. Par exemple, une organisation peut convenir que seulement des chefs de projet extérieurement accrédités soient indiqués comme chefs de projet. La formation et la certification fournissent à un PMO l'occasion significative de développer et favoriser des qualifications de gestion de projet.

Évaluation et promotion

L'évaluation des chefs de projet fournit souvent les défis qui ne sont pas présents dans l'organisation hiérarchique traditionnelle. Les chefs de projet se déplacent souvent entre les projets et par conséquent entre différents commanditaires et directeurs. Ceci le rend difficile pour l'uniformité et la globalité de l'évaluation. Un PMO peut jouer un rôle central dans le processus d'évaluation en fournissant les calibres et les directives appropriés et en agissant en tant que point coordonné pour obtenir et combiner des évaluations d'une variété de directeurs. Ce rôle peut être augmenté à être responsable de faire ou de recommander des promotions. Le besoin de ces rôles augmente à mesure que le mouvement des chefs de projet à travers des projets divers augmente.

Fournir des ressources aux projets

Un rôle que le PMOS peut remplir est de coordonner la fourniture de ressources aux projets. Ceci a pu être limité à l'attribution des chefs de projet, mais a pu se prolonger à fournir les équipes de projet entières. À mesure que la taille d'une organisation et de sa piscine de ressource de projet augmente, il y a un besoin accru de contrôler systématiquement des ressources. Ceci inclut la disponibilité de gestion et les compétences. Par exemple, dans un grand IL groupe où il peut y avoir des centaines d'employés avec un ensemble divers de qualifications, il est important de savoir quand le personnel sont disponible et les qualifications que le personnel ont afin de faire l'utilisation la plus efficace des ressources. Ceci facilite l'alignement des ressources et des conditions et la minimisation des ressources à vide. Un rôle que le PMOS ont fourni est de maintenir un dépôt de ressource de projet et d'employer ceci pour contrôler l'attribution des ressources de projet. Dans une piscine de ressource avec des centaines ou même des milliers de ressources, ceci devient une entreprise importante. Même dans un plus petit groupe de ressource, l'incertitude s'est associée à l'exécution de projet et les priorités de concurrence dans une organisation peuvent faire à ceci intimider à charger.

Enregistrement De Temps

Un PMO peut avoir la responsabilité de contrôler un système d'enregistrement de temps. Ce rôle peut inclure choisir l'outil d'enregistrement de temps et dépister le temps passé. Ceci peut également inclure analyser l'utilisation ou le temps de personnel d'être chargé à un client, à l'utilisation contre le budget, etc... Ces rôles sont les plus appropriés dans de grands organismes et organismes où le temps de personnel est affiché au département étant servi.

Planification des carrières

Un PMO peut avoir le rôle de soutenir la planification des carrières des ressources’d'un projet de l'organisation s. Ce rôle peut être lié à d'autres responsabilités de ressource humaine telles que le recrutement, la formation, la certification, l'évaluation, et l'attribution de ressource. Un PMO, en surveillant et en administrant ces facteurs, peut potentiellement jouer un rôle significatif dans la planification des carrières — d'une organisation’s et une perspective’individuelle de s. Ceci a la valeur, en supportant la croissance individuelle et dans des possibilités d'organisation de bâtiment.

Administration De Personnel

L'administration de personnel, telle que des programmes de vacances et congé de maladie de maladie de gestion, administrant des salaires et des bonifications, etc., peut être un rôle dont un PMO est responsable. Les raisons d'avoir un PMO entreprennent ces rôles incluent les directeurs libres de projet et de programme de ces responsabilités de jour en jour d'améliorer le foyer leurs efforts sur l'exécution de projet.

Gestion Externe De Fournisseur

Le PMOS sont fréquemment exposés à une variété de fournisseurs externes dus au rôle central qu'elles jouent dans une variété de projets. Ceux-ci peuvent inclure des agences de recrutement, des fournisseurs de service, des fournisseurs de matériel et de logiciel, des consultants en gestion en administration, etc... Les expositions multiples qui viennent de ces interactions peuvent placer le PMOS dans une position où elles peuvent mieux contrôler les rapports avec ces fournisseurs.

Consultation et Tutelle

Un PMO peut fournir la consultation formelle ou sans cérémonie et la tutelle pour projeter des ressources. Ce rôle peut être particulièrement utile pour soutenir le nouveau personnel de gestion de projet, comme quand une organisation établit la gestion de projet ou le nouveau personnel sont recrutés.

RESPONSABILITÉS DE FIXER DES NORMES DE GESTION DE PROJET

L'établissement des normes de gestion de projet est un rôle commun pour le PMOS. Cet ensemble de responsabilités présente le moyen d'un PMO à l'influence comment une organisation entreprend des projets. Ces responsabilités aident à placer l'infrastructure d'organisation pour des projets. Ceci peut fournir une influence directe et indirecte sur des projets.

Réglage Des Méthodologies De Gestion de projet

Ce rôle peut inclure, ou tous les deux, définissant des normes d'exécution de projet et définissant des normes de cycle de vie de projet. L'ancien se relie à placer des paramètres pour des articles tels que la documentation, au reportage, aux fins de connexion, à la gestion d'issue, etc... Le dernier se relie à définir, habituellement à un niveau élevé, l'ordre des activités que un projet interviendra (la collecte par exemple, de conditions, la conception, le prototypage, sign-off, construisant, examinant, et roulent-dehors).

Définir les méthodologies à employer par des projets est une force puissante en influençant comment une organisation entreprend ses projets. Il est d'ainsi souvent une responsabilité principale donnée à un PMO quand une organisation s'attend à ce qu'un PMO ait un impact important sur améliorer sa exécution de projet.

Fournir Des Calibres

Cette responsabilité lie étroitement à placer des méthodologies. En fournissant des calibres pour des activités de projet telles que le relèvement, le statut rapportant, évaluation des risques, économiser, gestion d'issue, et poteau - les revues d'exécution, un PMO peuvent avoir un impact très direct sur la façon dont des projets sont contrôlés. Les calibres peuvent fournir la direction très explicite sur quels processus doivent être suivis. Ceci permet une organisation qui est nouvelle à la gestion de projet pour mettre rapidement des processus standard en place.

Fournir Des Outils De Gestion de projet

Fournir des outils a un impact direct et indirect sur la façon dont des projets sont contrôlés. Les outils peuvent s'étendre des calibres (discutés ci-dessus), “au logiciel” disponible immédiatement de gestion de projet, aux outils adaptés aux besoins du client de gestion de projet.

Fournir Des Dépôts

Une autre responsabilité potentielle d'un PMO doit installer et maintenir des dépôts de projet. Ceux-ci peuvent inclure les annuaires partagés d'ordinateur pour stocker la documentation de projet telle que des rapports et des budgets de statut ; annuaires pour maintenir toute la documentation de projet ; et une source centrale “du meilleurs processus” et deliverables de projet de pratique. Une tendance récente dans ce secteur est d'établir le Web ou les emplacements d'Intranet.

RESPONSABILITÉS D'EXÉCUTION DE PROJET

Des responsabilités de l'exécution ou de la livraison de projet sont étroitement attachées à la propriété des ressources. Un PMO qui “des ressources propres,” typiquement chefs de projet ou un groupe de ressource de projet, prend généralement une grande partie de la responsabilité de fournir des projets. Un PMO qui a la responsabilité de l'exécution de projet exigera l'expertise dans la gamme des secteurs de la connaissance de gestion de projet et des processus de gestion de projet. Beaucoup de le PMOS n'ont pas cette responsabilité directe. Leurs responsabilités sont plus indirectes, concentré sur des possibilités de gestion de soutien et de projet de construction par influence. Cependant, même dans ces caisses, PMOS typiquement aura la responsabilité de quelques processus principaux.

Gestion de risque et d'issue

Un PMO peut être donné un rôle complet de gestion des risques. Ceci peut changer de fixer la norme pour des processus de gestion des risques à la gestion des risques facilitante réellement ou de conduite de projet. Les raisons de faire à ceci un PMO, plutôt que le projet, responsabilité peuvent inclure présenter l'indépendance, présenter une plus grande entrée de croix-projet, et établir l'expertise de spécialité.

Publiez la gestion, comme la gestion des risques, responsabilité peut être déplacé à un PMO d'un projet. Les raisons de ceci sont semblables à ceux pour la gestion des risques mobile.

Gestion d'impact et de changement

La responsabilité d'évaluer des impacts des projets sur leurs clients — , employés, et actionnaires de dépositaires — peut être donnée à un PMO. Un PMO comme foyer pour l'activité de projet peut être en bonne position à pouvoir comprendre les impacts des projets, sur l'un l'autre et sur des dépositaires. Par exemple, un PMO peut pouvoir en mesure à la vue d'ensemble les impacts des initiatives tout à fait séparées sur des employés en raison de son position avantageuse. Les différents projets peuvent ne pas avoir la même capacité d'évaluer ces impacts. De même, l'analyse et l'arrangement les changements d'organisation que la cause de projets peut être une responsabilité en particulier ont convenu à un PMO. Le potentiel pour qu'un PMO ait un rôle utile dans la gestion effectue et les changements augmente à mesure qu'une taille’de l'organisation s et la brochure de projet se développent.

Communication

L'exposition d'un PMO aux projets multiples le place dans une bonne position à toutes les deux contrôlent la communication parmi des projets, et entre les projets et d'autres parties de l'organisation. Ce rôle peut se prolonger à fournir les mises à jour exécutives sur des projets à un groupe exécutif. La communication peut être négociée par communication directe comme par fournir des bulletins et des présentations, ou indirectement en permettant d'accéder aux dépôts de projet tels que les annuaires partagés ou les emplacements d'Intranet. Ces rôles deviennent plus importants pour de plus grands organismes ou des organismes avec beaucoup de projets. Dans ces caisses, un PMO a le potentiel de fournir une vue d'ensemble récapitulée et focalisée des projets.

Apurer De Projet

Un rôle potentiel important pour le PMOS apure l'application des normes de gestion de projet. Ceci peut être fait à tous les projets ou peut se concentrer sur des projets “élevés particuliers” d'importance. Ceci peut être fait par évaluation formelle ou ce peut être un rôle continu d'inadvertance d'un PMO. Quelques organismes emploient leurs processus réguliers de vérification interne des comptes, mais d'autres choisissent d'employer leur PMOS dû à l'expertise de gestion de projet que ces groupes peuvent avoir.

Foyer sur des projets principaux ou spéciaux

Une variante sur le rôle d'un PMO dans l'exécution de projet donne une responsabilité d'exécution de PMO d'un groupe choisi de projets. Ceci a pu inclure des projets principaux, projets exigeant une particulière attention telle que des projets politiquement sensibles, ou des groupes de projets relatifs.

RESPONSABILITÉS DE STRATÉGIE COMMERCIALE

Dans les organismes tels que ceux dans la communication et les secteurs financiers, qui ont un investissement principal continu dans la technologie, et d'autres où les dépenses projet-connexes consomment une majeure partie du budget discrétionnaire, le PMOS sont idéalement situés pour prendre un rôle stratégique augmenté.

Ce rôle central, plus l'exposition au cycle de vie des projets multiples de déclenchement et la planification à l'exécution et à la fermeture, place le PMOS dans une position unique pour prendre un rôle stratégique important dans les organismes. Les responsabilités stratégiques d'un PMO peuvent potentiellement inclure le suivant.

Collection d'initiatives

Un PMO peut agir en tant que point central pour le rassemblement des propositions d'initiative. Ce rôle peut inclure la fourniture de calibres et de directives d'aider ceux qui soumettent des propositions.

Évaluation De Projet

Le PMOS peut être un point central pour la planification de projet. Ceci inclurait l'évaluation des propositions contre de divers critères. Ces critères ont pu inclure l'évaluation des facteurs tels que des coûts, des avantages, équiper stratégique, des impacts de dépositaire, des évaluations des risques, des impacts et disponibilité de ressource, et des rapports des projets et des programmes existants.

Projet Prioritization

Le rôle de PMO peut également inclure le prioritization des propositions reçues. Ceci peut se produire d'un cost/benefit ou de toute autre perspective financière, mais peut également inclure le prioritization en évaluant la disponibilité de ressource de projet, les évaluations d'impact de projet, et les évaluations des risques.

Planification et établissement du programme de projet

Le PMOS peut jouer un rôle principal dans différents projets de planification en fournissant les outils et les calibres appropriés. Cependant, en raison de leur exposition aux projets multiples, le PMOS sont en position idéale pour coordonner des projets et des programmes entiers. Des projets peuvent être projetés et programmé par la coordination charge et des dépendances, mais peut également inclure des considérations de ressource et d'impact.

Approbation et placement de projet

Une prolongation du prioritization et du rôle d'établissement du programme est l'approbation formelle et le rôle de placement. Un PMO ne peut pas remplacer d'autres groupes d'organisation des budgets discrétionnaires et des activités dans de planification’ou de gestion organisation un s. Cependant, ils sont idéalement placés à la coordonnée et facilitent ces processus.

Projet surveillant et commandant

Une fois que les projets ont débuté, un PMO peut prendre le rôle de surveiller le progrès de projet. C'est déjà un rôle commun de PMOS. En mettant en application et en passant en revue le statut régulier rapportant, un PMO peut surveiller des éléments tels que le coût, l'utilisation de ressource, la synchronisation, et le progrès contre le plan. Cette information fournit une base pour exercer le contrôle des projets. Une mesure réparatrice peut être prise sur les projets qui n'arrivent pas à atteindre le coût et d'autres cibles de plan.

Gestion de portefeuille De Portefeuille De Projet

Une prolongation du rôle de surveillance et de contrôle est la gestion de la brochure des projets. Un retarder, ou le progrès prompt, dans un projet peut présenter des moyens d'autres projets. De même, la surveillance d'une brochure des projets permet la réponse rapide à changer des priorités d'organisation ; des ressources peuvent être déplacées d'une initiative à l'autre, ou des priorités de portée ou de temps peuvent être ajustées.

CONCLUSION

Cet article a discuté une grande variété de facteurs qui devraient être considérés en concevant un PMO. Assurément, la liste n'est pas complète — en fait, il est peu probable qu'il pourrait être possible d'identifier tous les facteurs qui pourraient être appropriés à tous les organismes. Cependant, la liste inclut un ensemble important de facteurs qui sont appropriés à concevoir le PMOS. Chaque organisation aura son propre ensemble de conditions. En considérant les facteurs discutés, une organisation a l'occasion de choisir systématiquement un ensemble de facteurs de conception qui l'aideront pour répondre à ses exigences à un point donné à temps.

Les possibilités de conception pour le PMOS sont presque sans limites. Un PMO peut être conçu pour avoir des responsabilités tout à fait restreintes ; ou un PMO peut être établi pour avoir un rôle important la planification, le contrôle, et la coordination d'une brochure’de l'organisation s des projets et en contrôlant ses ressources de projet. En évaluant systématiquement les possibilités de conception, une organisation peut rapidement choisir une conception qui satisfait ses besoins.