Les bases pour réussies LUI Externalisant
La technologie de l'information (IT) externalisant est l'utilisation d'un tiers de fournir des services plutôt que d'employer ces internes. C'est devenu une industrie en expansion et continuera à se développer. Aujourd'hui, il est devenu banal que les sociétés externalisent au moins un certain aspect de leur IL des services. Certains des services plus populaires sont :
La liste ci-dessus est nullement approfondie et peut, en fait, inclure beaucoup de services qui ne sont pas LUI en nature. Cependant, ce cours d'instruction guidera des organismes par les pièges qui l'infestent souvent externalisant des activités, comme : - transition encombrante dans et hors des contrats inachevés ou vagues d'un rapport externalisant - - manque d'une infrastructure pour soutenir un rapport externalisant - être en pourparlers un contrat avec un fournisseur peu convenable - communications faibles avec des fournisseurs SUCCÈS TIP # 1 : DÉTERMINEZ LE CAS D'AFFAIRES POUR OU CONTRE EXTERNALISERBeaucoup de sociétés n'analysent pas complètement le besoin de LUI externalisant. Au lieu de cela, ils cherchent externaliser parce qu'il fournit le gain immédiat, seulement pour se rendre compte plus tard qu'il a fourni la perte à long terme. En conséquence, quelques sociétés se ferment à clef sur les contrats massifs et à long terme pour constater seulement qu'un tel arrangement est une responsabilité plutôt que des capitaux (par exemple, la livraison sans plus longs services nécessaires aux prix du marché ci-dessus). _ un bon affaire cas, regarder différent évaluer alternative (par exemple, fixer ou coût plus), et changer remboursement période (par exemple, trois, cinq, ou dix année) pouvoir aider déterminer si externaliser réaliser épargne (par exemple, cinq 20 pour cent), souhaitable niveau qualité, et autre objectif. Externaliser ne devrait pas se produire, cependant, si le service est mission critique, ne peut pas être fait plus efficacement intérieurement, ne peut pas fournir l'épargne de cinq pour cent ou de plus, ou la crainte existe au-dessus des commandes perdantes. En formant l'équipe d'évaluation, l'organisation devrait être sûre : - déterminez la connaissance et les qualifications exigées (gestion par exemple, de comptabilité, technique, ou d'entreprise) - indiquez un chef de projet - déterminez les objectifs de l'équipe - définissent chaque des rôles’et des responsabilités du membre s En conduisant la revue initiale, l'organisation devrait être sûre : - définissez les objectifs et la portée de la revue - conduisez un inventaire de tous les capitaux (par exemple, logiciel, matériel, ou données) - déterminez quels services sont mission critique ; ce qui sont importants mais non critiques ; et qui sont non essentiels - déterminez les possibilités existantes pour fournir des services courants - déterminez les compétences de noyau - déterminez les conditions internes de service - définissez les conditions des clients internes En conduisant la revue externe préliminaire, l'organisation devrait être sûre : - définissez les objectifs et la portée de la revue - développez les critères pour choisir lequel les fournisseurs pour regarder - déterminez l'approche de recherches (revue par exemple, d'entrevue ou de littérature) - déterminent les compétences de noyau des sociétés En exécutant l'analyse de cost/benefit, l'organisation devrait être sûre : - expliquez la valeur de temps de l'argent - déterminez une période de remboursement - déterminez le type d'externaliser l'accord (par exemple, co-approvisonnement, outtasking) - calculez les différentes options d'évaluation (coût plus, prix rigide, temps et matériaux) - prétentions et contraintes de liste - développez les solutions de rechange - faites une recommandation SUCCÈS TIP # 2 : RECHERCHE DES FOURNISSEURSIl est très important de développer des critères pour choisir des fournisseurs. Les critères devraient inclure la réputation globale, le part de marché et la croissance, la réponse, l'expertise, la flexibilité dans les types d'externaliser des accords, le prix, l'expérience, la taille, et l'histoire. Il est important de s'assurer que l'équipe d'évaluation a accepté les critères et les fournisseurs choisis. Cette acceptation réduit la résistance aux critères et l'encourage achètent de l'équipe pour les fournisseurs qui sont choisis. En rassemblant l'information, l'organisation devrait être sûre : - déterminez les critères pour regarder un groupe de fournisseurs - choisissez les fournisseurs - déterminez les sources d'information et leur sérieux - déterminez exactement qui l'information est nécessaire (par exemple, valeur marchande financière ou) - suivez une approche cohérente pour éviter “la corruption” de l'information quand l'information de compilation, l'organisation devrait être sûre : - organisez l'information d'une façon lisible et compréhensible (par exemple, matrice, reliure d'trois-anneau) - ne pas omettre toute information importante SUCCÈS TIP # 3 : CHOISISSEZ LE FOURNISSEURLe choix du fournisseur devrait être un processus objectif. Malheureusement, l'objectivité devient sacrifiée parce que “des exemptions” sont faites aux critères une fois appliquées à un fournisseur spécifique. La polarisation est présentée dans le processus et, pas étonnamment, les résultats sont également polarisés. Plus mauvais, il devient difficile d'obtenir l'achat - dedans des membres d'équipe et de la haute direction. Celui que les critères étant employés, cependant, le critère primaire soit si le fournisseur peut fournir les services qui aideront à réaliser les buts identifiés pendant la détermination du cas d'affaires. En développant les critères de choix, l'organisation devrait être sûre : - créez un critère spécifique et signicatif - employez les critères qui réduisent au minimum de biais et maintiennent l'objectivité - recevez le consensus des membres de l'équipe d'évaluation En évaluant des candidats, les organismes devraient être sûrs : - appliquez-vous les critères uniformément à tous les fournisseurs - suivez un processus méthodique et logique En choisissant le candidat, les organismes devraient être sûrs : - recevez l'entrée des membres de l'équipe d'évaluation - réévaluez le choix pour assurer l'objectivité et l'uniformité - communiquez les résultats à tous les ayants droit, y compris, par exemple, des membres d'équipe de haute direction et d'évaluation SUCCÈS TIP # 4 : NÉGOCIATION DE CONDUITELa négociation efficace exige la préparation étendue avant l'événement. Elle exige savoir autant que possible au sujet du fournisseur, tel que son histoire avec d'autres clients ; l'importance’et la croissance du marché du fournisseur s ; son état financier ; sa stabilité de gestion ; et sa réputation. Elle exige également que le choix ferme sachant quelque chose au sujet de elle-même, y compris ses forces et faiblesses, short - et des buts à long terme, et possibilités technologiques. Une telle informations sur la société et le fournisseur permettent le développement d'une stratégie de négociation qui a gagner-gagnent des résultats. Pendant la négociation, il est important que tous les membres d'équipe soutiennent la stratégie. Il est également important qu'une personne soit le négociateur primaire. Si le fournisseur sent l'opposé, alors la négociation peut ne pas avoir les résultats désirés. Tout en négociant, il est également important d'identifier des tendances dans ELLE externaliser, incluant : - gardant la durée pour des contrats dans un délai de deux à trois ans - se réservant le droit de passer en revue et peut-être même d'approuver des sous-traitants - se concentrant sur un spécifique, ensemble d'étroit des services - décrire des circonstances pour la renégociation et l'arrêt - exigence du transfert de technologie - décrire les niveaux de service minimum - prévoyant des pénalités, des dommages, et des incitations - conditions de reportage de liste - fournir des procédures de gouvernement En formant l'équipe de négociation, l'organisation devrait être sûre : - gestion déterminez la connaissance et de qualifications (par exemple, le légal exigé, technique, entreprise) - indiquez un chef de projet - déterminez qui pour choisir parmi l'équipe d'évaluation En développant une stratégie de négociation, l'organisation devrait être sûre : - déterminez les buts globaux pour réaliser - développez une connaissance et un arrangement détaillés du modèle’, des buts, et de l'histoire du fournisseur s - venez préparé avec des faits et des données pour soutenir le cas - conduisez une analyse du scénario de cas de worst/best En négociant, l'organisation devrait être sûre : - ayez un négociateur primaire - cherchez une victoire - solution de victoire - ayez le consensus de tous les membres de l'équipe de négociation SUCCÈS TIP # 5 : CONSUMATE L'ACCORDLe contrat est signé quand on conclut la négociation. Il devrait y avoir appui par l'équipe entière et la haute direction avant qu'elle soit signée. Cet engagement est important pour assurer la conformité suivante au contrat, et pour communiquer au personnel interne le willpower pour faire le travail externalisant de rapport. Avant de signer le contrat, il est important de s'assurer qu'il couvre quelques éléments contractuels de base. Le manque d'adresser les éléments de base a énuméré ci-dessous pourrait contractuellement obliger la société en quelque sorte qui ne protège pas ses meilleurs intérêts (par exemple, qualité souhaitable des services à un prix concurrentiel). En rédigeant l'accord, l'organisation devrait s'assurer elle a incorporé au moins les éléments de base suivants : - conditions pour la renégociation et l'arrêt - gouvernement - droites de propriété intellectuelle - longueur du contrat - pénalités, dommages, et incitations - évaluant - rapportant - services à fournir et leurs niveaux - gestion de sous-traitant - transfert de technologie Avant de signer l'accord, l'organisation devrait : - assurez-vous que toutes les clauses, expressions, et limites sont clairement définies - assurez-vous qu'il n'y a aucune issue en suspens - obtenez l'appui de la haute direction’s - obtenez le consensus de l'équipe de négociation SUCCÈS TIP # 6 : CONTRÔLEZ L'ACCORDLa signature de l'accord n'est pas l'extrémité ; c'est le début d'un nouveau commencement. Le rapport avec le fournisseur doit être parvenu pour assurer la livraison de la qualité désirée des services pour l'argent étant dépensé. Pour la gestion efficace, une personne devrait être assignée la responsabilité de chaque contrat. Cette personne assure l'existence des communications continues, des commandes efficaces, et de la surveillance d'exécution. Les qualifications pour contrôler un contrat sont de gestion moins légale et technique et plus de compte en nature. La personne devrait non seulement connaître la gestion de contrat et avoir un arrangement de la technologie, mais possède également de bonnes communications et qualifications de rapport-bâtiment. En plus d'avoir la personne de droite a une infrastructure en place pour contrôler l'accord. Cette infrastructure devrait inclure la gestion de changement, les activités d'établissement du programme, la communication et l'information partageant, surveillance d'exécution, et gestion de problème. Quand les formes d'organisation l'équipe continue de gestion, il devraient être sûres : - déterminez la connaissance et les qualifications exigées (par exemple, gestion de compte, gestion de contrat, gestion d'entreprise, ou établissement du programme) - indiquez un directeur commercial pour le contrat - définissez chaque les rôles’et les responsabilités du membre s En conduisant la gestion continue du contrat, l'organisation devrait être sûre : - prévoyez des communications continuelles avec les fournisseurs - fournissez les moyens pour l'inadvertance continue des services étant fournis - le logiciel choisi ou développent un système pour la livraison de cheminement et d'évaluation de service - déterminez les données et la métrique pour la livraison de cheminement et d'évaluation de service - exécutez une évaluation des risques pour déterminer quelles commandes devraient être et sont en place - installez une infrastructure pour les changements d'évaluation qui sont potentiellement en dehors de la portée du contrat - installez une infrastructure pour la gestion de problème SUCCÈS TIP # 7 : DÉTERMINEZ LE CAS D'AFFAIRES POUR REMPLACER, RENÉGOCIER, OU SE TERMINERUne fois qu'IL externalisant l'accord est vers le haut pour la reconsidération, il y a trois options : remplacez, renégociez, ou terminez. Le renouvellement accepte les limites du contrat existant. Il se produit souvent si le client se sent que la livraison des services est satisfaisante ou meilleure. La renégociation se produit souvent au-dessus du mécontentement en ce qui concerne les contenus du contrat (par exemple, elle est trop longue dans la durée, ou elle est trop coûteuse). De plus en plus, beaucoup de sociétés renégocient parce que la technologie change les besoins de service (par exemple, le mouvement d'une unité centrale - environnement central à client/server) ou l'évaluation pour des services n'est pas rket de mA conduit. L'arrêt se produit parce que le service n'est plus nécessaire, est insuffisant, ou coûte trop. Les arrêts se produisent beaucoup moins souvent que des renégociations. Pour si remplaçant, renégociant, ou se terminant, il est important que l'organisation entreprenne aussi complet une étude qu'en faisant le cas initial d'affaires ou contre externaliser. Il devrait employer des critères objectifs, et fait des évaluations en utilisant des données rassemblées pendant le contrat initial. Les données peuvent venir de la métrique et de la documentation de la livraison passée de service. Si renégociant ou se terminant, l'organisation s'assure l'équipe et la haute direction soutiennent la décision, et comprennent les droites décrites dans le contrat pour prendre une telle mesure. En formant une équipe de réévaluation, l'organisation devrait être sûre : - définissez chaque les rôles’et les responsabilités du membre s - indiquez un chef de projet - déterminez les objectifs de l'équipe (par exemple, renégociez ou terminez le contrat) - déterminez la connaissance et les qualifications exigées (gestion par exemple, de comptabilité, technique, juridique, ou d'entreprise) En conduisant la revue interne, l'organisation devrait être sûre : - définissez la portée et les objectifs de la revue - déterminez si les possibilités existent pour déplacer des services intérieurement actuellement externalisés - déterminez les conditions des clients internes - déterminez quels services sont et actuellement ne sont pas externalisés - déterminez quels services sont mission critique, qui sont importants mais non critiques, et qui sont non essentiels - documentez la qualité de la livraison passée des services - évaluez la livraison courante des services, en utilisant la métrique qui ont été rassemblées En conduisant la revue externe, l'organisation devrait être sûre : - définissez la portée et les objectifs de la revue - déterminez l'approche de recherches (par exemple, analyse du marché ou benchmarking) - développez les critères pour déterminer quels fournisseurs regardent En exécutant l'analyse de cost/benefit, l'organisation devrait être sûre : - expliquez la valeur de temps de l'argent - calculez les différentes options d'évaluation, telles que le coût plus, prix rigide, ou temps et matériaux - déterminez la période de remboursement - déterminez le type désiré d'externaliser l'accord (par exemple, co-approvisonnement ou outtasking) - développez les solutions de rechange - prétentions et contraintes de liste - faites une recommandation LES RÉSULTATS DÉSIRÉSTandis qu'il externalisant peut être salutaire, elle peut également dévaster une compagnie. Pour cette seule raison, la gestion doit assurer toutes les mesures nécessaires ont été prises pour s'assurer que l'ancien se produit. Dans trop de cas, les sociétés se rendent compte qu'externaliser du leur IL entretient pourrait avoir été fait mieux, ou devrait ne jamais s'être produit en premier lieu. En conséquence, chacun est frustré et fâché, et il y a des coûts qu'unique a jamais pensés s'accroîtrait. Heureusement, si les actions ci-dessus sont exécutées, de tels résultats n'ont pas besoin de se produire. un article a soumis par Marrie Hopper
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